仕事

説明が下手。長くなればなるほどわかりにくい。大事なことは簡潔に話そう

一生懸命時間をかけて説明をしている人を会社で見かけます。端から見ていて何を伝えたいんだろうと思う事があります。

熱意は伝わるかもしれませんが、その言葉が相手に届いているとは限りません。

(コイツの話はいつも長いな・・・)

心の中ではそう思われ、話半分で聞いているかもしれません。話し方が悪いのか、聞く方が悪いのか。

上手に話せたなら・・・、話が途中で切られてしまう、聞く方が飽き飽きしている・・・

当てはまる人はいませんか?

そんな説明力がない人には共通点があります。

では、最後までお付き合いください。

説明力がない人の特徴

話始めから終わっている

あ、あ、あ、えっと、あの~

papafun
出直してきて・・・

もっと伝えたい事まとめてきてほしい。

伝える側は一方的に伝えるだけではダメ!伝える相手に聞く耳を持たせるのことも、説明力を向上させるために是非身につけたいっ。

話の最初からつまづいているようでは、聞く方はいつ話が始まるのだろう?とこれから始まる話に集中出来ません。

報・連・相(ほうれんそう)という言葉があるように、報告なのか、連絡なのか、相談なのか、これから話す内容を先に伝えることで聞く方も準備出来ます。

○○の件で報告に来ました。

○○の件の連絡です。

○○のことで相談させてください。

これだけでも全然違いますよ。

伝えたいことのテーマが多すぎる

○○でトラブルが発生しています。現在Aさんが対応中なので、自分は別件をやっていてもいいでしょうか?言い忘れないうちに伝えておきますが、先週頼まれていた例の件は完了しています。

こんな風に詰め込み型の説明をする人いませんか?

(この人何が言いたいのだろう・・・)

で終わりです。

詰め込み型の伝達はオススメしませんが、もし上記のような伝え方をしたい場合には、こう伝えましょう。

三つお話があります。1つめは先週頼まれていた件は終了しています。2つめは○○でトラブルが発生中、Aさんが対応しています。3つめは○○(理由)の理由で別件を対応してもよろしいでしょうか?

ポイント①

終わりを意識させる。いつ終わるか分からない会議より、終わる時間が分かっている会議の方が集中して望めます。先にこれから話す内容は3つあると宣言することで、3つまでは聞く耳をもってくれます。

ポイント②

簡潔に一つ一つ伝える。記憶がないのに、もうこんなに時間が過ぎているって時はないですか?脳が何かに囚われているとあっという間に空白の時間が生まれます。だからこそ伝える量は短く要点を押さえて簡潔にが基本です。

ポイント③

別件対応をしないといけない理由を先に述べる。トラブルより優先するべき内容なのかどうか判断するのは上位です。

もし理由を述べずに、別件をやりたいと伝えるだけだと、その仕事の優先順位が分かりません。まず聞き手はなぜそちらを優先するのか?という疑問が浮かび、一手間増えます。

 

難しいかもしれませんが、聞き手のストレスを無くすために、伝える相手に疑問を抱かせないことがとても重要です。

説明する力がついてくれば、話がスムーズにまとまります。伝えたい事を思いのまま伝えることができます。

最後に

伝えたい事が、そのまま伝わることは気持ちがいいです。

お互いに誤解も生まない、シンプルだから頭も使わない、ムダがない。

もういいことずくし。

説得力を身につければ、信用され、仕事が任されます。評価があがっていきます。そしてあなたに雇用力がグングン伸びていきます。職場が変わったとしても必ず助けてくれるスキルです。

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